Ontero

Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną – Ontero

Obowiązuje od: 21.10.2026

§1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z systemu Ontero oraz świadczenia usług drogą elektroniczną za pośrednictwem strony internetowej i aplikacji.
  2. Operatorem Ontero jest:

Ask Me Aleksander Melech ul. 1 Maja 54, 96-300 Żyrardów, Polska NIP: 8381856095 REGON: 368389429 E-mail: hello@ontero.app

  1. Ontero jest systemem udostępnianym w modelu SaaS, wspierającym działalność obiektów usługowych, w szczególności obsługę gości, rezerwacji, wydarzeń, recepcji, sprzedaży, wypożyczeń, magazynu i danych operacyjnych.
  2. System jest przeznaczony do użytku związanego z działalnością gospodarczą lub zawodową. Regulamin nie wyłącza przepisów bezwzględnie obowiązujących, które mogą mieć zastosowanie do konkretnego Klienta.

§2. Definicje

  1. Operator - Ask Me Aleksander Melech, świadczący usługi Ontero.
  2. System - aplikacja Ontero wraz z dostępnymi funkcjami.
  3. Klient - podmiot korzystający z Ontero w związku z działalnością gospodarczą lub zawodową.
  4. Organizacja - konto podmiotu utworzone w Systemie.
  5. Użytkownik - osoba korzystająca z Systemu w ramach Organizacji.
  6. Administrator Organizacji - Użytkownik posiadający uprawnienia administracyjne w ramach Organizacji.
  7. Dane Klienta - informacje wprowadzane do Systemu lub w nim gromadzone przez Klienta albo w jego imieniu, w tym dane personelu, klientów i gości oraz dane operacyjne.
  8. Okres próbny - 14-dniowy okres korzystania z pełnej funkcjonalności Systemu.
  9. Usługi - funkcje dostępne w Ontero, w tym rezerwacje, wydarzenia, recepcja, sprzedaż, wypożyczenia, magazyn, historia operacji, statystyki, kartoteki klientów, notatki oraz historia wizyt i usług, zależnie od planu i konfiguracji.

§3. Zakres usług

  1. Operator udostępnia System przez Internet, bez konieczności instalowania lokalnej wersji oprogramowania.
  2. Zakres funkcji zależy od aktualnej oferty, wybranego planu i konfiguracji Organizacji.
  3. System może umożliwiać w szczególności:

- obsługę rezerwacji i wydarzeń; - bieżącą obsługę gości i wizyt; - prowadzenie kartotek klientów, obejmujących dane kontaktowe, notatki oraz historię wizyt i usług; - obsługę sprzedaży, wypożyczeń i magazynu; - ewidencję płatności i operacji; - przeglądanie statystyk i raportów; - zarządzanie Użytkownikami i uprawnieniami.

  1. Operator może rozwijać i aktualizować funkcje Systemu, z poszanowaniem zawartych umów i praw Klienta.

§4. Rejestracja i konto Organizacji

  1. Korzystanie z Systemu wymaga rejestracji i podania prawdziwych oraz aktualnych informacji.
  2. Podczas rejestracji mogą być wymagane: adres e-mail, hasło, dane firmy, NIP, imię i nazwisko osoby rejestrującej oraz numer telefonu.
  3. Przed rozpoczęciem korzystania z Systemu Użytkownik musi zapoznać się z Regulaminem i zaakceptować go. Polityka Prywatności jest udostępniana w celu zapoznania się z zasadami przetwarzania danych.
  4. Po prawidłowym zakończeniu rejestracji tworzona jest Organizacja. Osoba zakładająca konto otrzymuje uprawnienia Administratora Organizacji.
  5. Zmiana Administratora Organizacji odbywa się za pośrednictwem Operatora na podstawie pisemnego wniosku Organizacji przesłanego na hello@ontero.app.
  6. Operator może zweryfikować uprawnienie osoby składającej wniosek do reprezentowania Organizacji.
  7. Klient odpowiada za aktualność danych rejestracyjnych.

§5. Okres próbny, plany, okresy rozliczeniowe i zmiana planu

  1. Nowa Organizacja otrzymuje 14-dniowy Okres próbny z dostępem do pełnej funkcjonalności Systemu. W tym okresie nie jest wymagane podanie danych karty płatniczej.
  2. Po zakończeniu Okresu próbnego dostęp do Systemu może zostać ograniczony lub zablokowany, jeżeli Klient nie opłaci wybranego planu ani nie uzgodni innych warunków kontynuacji.
  3. Klient wybiera plan abonamentowy spośród planów udostępnionych w zakładce Płatności.
  4. Dostępne okresy rozliczeniowe obejmują 1, 6 lub 12 miesięcy. Cena, ewentualne rabaty i pozostałe warunki są prezentowane przed przejściem do płatności.
  5. Abonament nie odnawia się automatycznie. Aby kontynuować korzystanie z płatnych Usług po zakończeniu opłaconego okresu, Klient musi samodzielnie złożyć i opłacić kolejne zamówienie.
  6. Zakres funkcjonalności planów i ceny mogą ulegać zmianom dla nowych zamówień. Zmiany nie modyfikują automatycznie warunków już opłaconego okresu.
  7. Klient może zmienić wybrany plan abonamentowy na inny plan dostępny w ofercie Ontero.
  8. Zmiana na plan wyższy następuje automatycznie po wybraniu wyższego planu w Systemie. Od momentu zmiany Klient uzyskuje dostęp do funkcjonalności nowego planu. W celu rozliczenia niewykorzystanej części aktualnego abonamentu Klient kontaktuje się z Biurem Obsługi Klienta (BOK).
  9. Operator przelicza wartość niewykorzystanej części aktualnego abonamentu na dodatkowy okres korzystania z nowego planu. Nowy plan obowiązuje od momentu zmiany, a wyliczona liczba dodatkowych dni zostaje doliczona do okresu jego obowiązywania. Sposób przeliczenia i wynikający z niego dodatkowy okres korzystania z nowego planu są przekazywane Klientowi przez BOK.
  10. Zmiana na plan niższy zostaje zaplanowana na koniec aktualnie opłaconego okresu abonamentowego. Do tego czasu Klient korzysta z dotychczasowego, wyższego planu. Po zakończeniu opłaconego okresu plan zostaje zmieniony na niższy.
  11. Zmiana planu nie powoduje automatycznego odnowienia abonamentu. Dalsze korzystanie z płatnych Usług po zakończeniu opłaconego okresu odbywa się zgodnie z zasadami płatności określonymi w Regulaminie.

§6. Zamówienia, płatności i faktury

  1. Klient składa zamówienie w zakładce Płatności, wybierając dostępny plan i okres rozliczeniowy.
  2. Przed dokonaniem płatności System prezentuje cenę netto, należny podatek VAT, cenę brutto oraz istotne warunki zamówienia.
  3. Płatność jest realizowana online za pośrednictwem Fakturowni, zgodnie z metodami i warunkami prezentowanymi podczas zamówienia.
  4. W związku z zamówieniem mogą być przetwarzane dane Organizacji, dane kontaktowe i rozliczeniowe, informacje o wybranym planie, okresie rozliczeniowym, kwocie i statusie transakcji.
  5. Po potwierdzeniu płatności System może aktywować lub przedłużyć dostęp do wybranego planu na opłacony okres.
  6. Faktura VAT jest wystawiana w imieniu Operatora za pośrednictwem Fakturowni, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
  7. Jeżeli płatność nie zostanie zrealizowana lub potwierdzona, zamówienie może pozostać nieopłacone, a plan może nie zostać aktywowany lub przedłużony.
  8. Jeżeli Klient nie opłaci kolejnego okresu, dostęp do płatnych Usług może zakończyć się wraz z upływem opłaconego okresu. Operator może także ograniczyć dostęp w przypadkach przewidzianych w Regulaminie.
  9. Kody promocyjne są wykorzystywane zgodnie z warunkami przedstawionymi w Systemie lub w odrębnej informacji o promocji.

§7. Zawarcie i zakończenie umowy

  1. Umowa dotycząca korzystania z Systemu zostaje zawarta po rejestracji i zaakceptowaniu Regulaminu w zakresie usług dostępnych bez opłat albo na zasadach uzgodnionych dla usług płatnych.
  2. Umowa dotycząca płatnego planu jest zawierana na warunkach przedstawionych podczas zamówienia. Dostęp do planu jest aktywowany zgodnie z zasadami Systemu po potwierdzeniu płatności.
  3. Klient może zrezygnować z dalszego korzystania z Usług, kontaktując się z Operatorem pod adresem hello@ontero.app. Jeżeli strony uzgodniły odrębne warunki, stosuje się również te warunki.
  4. Zakończenie korzystania z Systemu nie zwalnia Klienta z obowiązku uregulowania należności, które powstały wcześniej.
  5. Zasady eksportu, przechowywania i usuwania Danych Klienta określa §18 oraz - jeżeli ma zastosowanie - umowa powierzenia przetwarzania danych.

§8. Wymagania techniczne

  1. Do korzystania z Systemu potrzebne są urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka internetowa oraz aktywny adres e-mail.
  2. Niektóre funkcje mogą wymagać dodatkowej konfiguracji lub urządzeń wskazanych w Systemie.
  3. Klient odpowiada za konfigurację własnych urządzeń, sieci i kont Użytkowników.

§9. Zasady korzystania z Systemu

  1. Klient i Użytkownicy zobowiązują się korzystać z Systemu zgodnie z prawem, Regulaminem i przeznaczeniem Usług.
  2. Zabronione jest w szczególności:

- podejmowanie prób nieuprawnionego dostępu do Systemu lub danych innych Organizacji; - zakłócanie działania Systemu lub obchodzenie zabezpieczeń; - wykorzystywanie Systemu do działań niezgodnych z prawem; - wprowadzanie treści naruszających prawa osób trzecich; - udostępnianie dostępu osobom nieuprawnionym.

  1. Klient odpowiada za działania Użytkowników działających w ramach jego Organizacji i za nadawanie im odpowiednich uprawnień.
  2. Klient powinien zapewnić ochronę danych logowania oraz ograniczyć dostęp do Systemu do osób uprawnionych.

§10. Dane Klienta, w tym dane w CRM

  1. Klient może wprowadzać do Systemu dane niezbędne do prowadzenia działalności i obsługi gości.
  2. Zależnie od używanych funkcji mogą to być:

- dane pracowników i Użytkowników; - dane klientów i gości, w tym imię, nazwisko, numer telefonu i adres e-mail; - dane rezerwacji, wizyt i usług; - notatki zapisane w kartotekach klientów; - historia wizyt i usług przypisanych do klienta; - dane dotyczące sprzedaży, płatności, wypożyczeń, magazynu i operacji.

  1. Klient odpowiada za legalność wprowadzania danych, ustalenie podstawy prawnej i wykonanie obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą.
  2. Klient powinien wprowadzać wyłącznie dane adekwatne i potrzebne do określonych celów. Nie powinien umieszczać w notatkach informacji nadmiarowych ani danych szczególnych kategorii, chyba że ich przetwarzanie jest dopuszczalne na podstawie prawa.
  3. Klient powinien ograniczać dostęp do danych do osób, które potrzebują go do wykonywania obowiązków.
  4. Operator przetwarza dane osobowe wprowadzane przez Klienta w jego imieniu na zasadach określonych w umowie powierzenia, jeżeli taka umowa ma zastosowanie.

§11. Wykorzystanie Danych Klienta przez Operatora

  1. Operator wykorzystuje Dane Klienta w zakresie niezbędnym do świadczenia Usług, utrzymania i zabezpieczenia Systemu, diagnozowania problemów, obsługi zgłoszeń, tworzenia kopii zapasowych i wykonywania obowiązków prawnych.
  2. Operator nie wykorzystuje kartotek klientów Klienta, notatek ani historii wizyt i usług do własnych celów reklamowych ani do trenowania modeli sztucznej inteligencji.
  3. W celach analitycznych i rozwoju Systemu Operator może wykorzystywać informacje rzeczywiście anonimowe lub odpowiednio zagregowane, które nie pozwalają zidentyfikować konkretnej osoby.
  4. Zasady przetwarzania danych osobowych określają Polityka Prywatności oraz - w odpowiednim zakresie - umowa powierzenia.

§12. Konta i dane logowania

  1. Użytkownik zobowiązany jest chronić dane logowania i nie udostępniać ich osobom nieuprawnionym.
  2. Klient odpowiada za zarządzanie kontami i uprawnieniami Użytkowników w swojej Organizacji.
  3. W przypadku podejrzenia nieuprawnionego dostępu Klient powinien podjąć działania zabezpieczające i powiadomić Operatora.

§13. Bezpieczeństwo

  1. Operator stosuje środki techniczne i organizacyjne służące ochronie Systemu i danych, adekwatne do charakteru świadczonych Usług.
  2. Klient odpowiada za bezpieczeństwo po swojej stronie, w tym za zarządzanie dostępem, urządzeniami i uprawnieniami personelu.
  3. Operator nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania ryzyka incydentów ani nieprzerwanego i wolnego od błędów działania Systemu.

§14. Dostępność i prace techniczne

  1. Operator dąży do zapewnienia prawidłowego działania Systemu.
  2. Dostępność może być czasowo ograniczona w związku z konserwacją, aktualizacjami, awariami, działaniem sieci telekomunikacyjnych lub przyczynami niezależnymi od Operatora.
  3. Operator może przeprowadzać prace techniczne, w miarę możliwości ograniczając ich wpływ na korzystanie z Systemu.

§15. Wsparcie techniczne

  1. Klient może kontaktować się z Operatorem przez formularz pomocy dostępny w aplikacji lub pod adresem hello@ontero.app.
  2. Zgłoszenie może zawierać opis problemu, zrzuty ekranu i załączniki niezbędne do jego zdiagnozowania.
  3. Klient powinien przekazywać wyłącznie informacje niezbędne do obsługi zgłoszenia oraz unikać przesyłania haseł, tokenów dostępu i innych informacji poufnych, jeżeli nie są konieczne.
  4. Zgłoszenia mogą być przechowywane przez okres do 2 lat od zamknięcia, chyba że dłuższe przechowywanie jest uzasadnione prawem, bezpieczeństwem lub dochodzeniem roszzczeń.

§16. Prawa własności intelektualnej

  1. Prawa do Systemu, jego oprogramowania, układu, elementów graficznych i dokumentacji przysługują Operatorowi lub uprawnionym podmiotom.
  2. Klient otrzymuje niewyłączne prawo korzystania z Systemu w okresie obowiązywania umowy i zgodnie z jej warunkami.
  3. Klient zachowuje prawa do Danych Klienta wprowadzonych do Systemu.
  4. Regulamin nie przenosi na Klienta praw własności intelektualnej do Systemu.

§17. Nazwa i logo Klienta

  1. Operator może wykorzystywać nazwę firmy lub jej logo w celu wskazania Klienta jako użytkownika Ontero, w szczególności na stronie internetowej, w materiałach informacyjnych, ofertach i prezentacjach sprzedażowych.
  2. Wykorzystanie nie obejmuje informacji poufnych, szczegółowych danych o wykorzystaniu Systemu ani wyników finansowych Klienta.
  3. Opublikowanie studium przypadku, opinii Klienta lub szczegółowego opisu współpracy wymaga odrębnej zgody.
  4. Klient może wycofać zgodę na przyszłe wykorzystanie nazwy lub logo, kontaktując się z Operatorem. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego wykorzystania.

§18. Dane po zakończeniu korzystania z Systemu

  1. Klient może wystąpić o eksport lub usunięcie Danych Klienta po zakończeniu umowy, w zakresie i formacie udostępnianym przez System lub uzgodnionym z Operatorem.
  2. Dane mogą być przechowywane przez okres do 2 lat po zakończeniu świadczenia Usług, aby umożliwić ewentualny powrót do Systemu, chyba że Klient wystąpi o wcześniejsze usunięcie, a usunięcie jest dopuszczalne i możliwe do wykonania.
  3. Dane mogą być przechowywane dłużej w zakresie wymaganym prawem lub niezbędnym do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
  4. Usunięcie danych z aktywnego Systemu nie musi oznaczać natychmiastowego usunięcia wszystkich ich kopii zapasowych. Kopie podlegają przyjętym cyklom i zasadom bezpieczeństwa.
  5. Szczegółowe obowiązki Operatora jako podmiotu przetwarzającego określa umowa powierzenia przetwarzania danych.

§19. Odpowiedzialność

  1. Operator świadczy Usługi z należytą starannością, uwzględniając charakter usług informatycznych.
  2. Operator nie odpowiada za skutki nieprawidłowego korzystania z Systemu przez Klienta lub Użytkowników, nieprawidłowości danych wprowadzonych przez Klienta, brak odpowiednich uprawnień lub naruszenie prawa przez Klienta, z zastrzeżeniem odpowiedzialności, której nie można wyłączyć.
  3. Klient odpowiada za ustalenie zgodnego z prawem celu korzystania z Systemu i za treść danych, które wprowadza.
  4. Żadne postanowienie Regulaminu nie wyłącza ani nie ogranicza odpowiedzialności w zakresie, w jakim jest to niedopuszczalne na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów.

§20. Ograniczenie lub zablokowanie dostępu

  1. Operator może ograniczyć lub zablokować dostęp do Systemu w przypadku:

- naruszenia Regulaminu lub przepisów prawa; - uzasadnionego podejrzenia nieuprawnionego dostępu lub zagrożenia bezpieczeństwa; - zaległości płatniczych; - działań mogących zakłócać działanie Systemu lub naruszać prawa innych osób.

  1. W miarę możliwości Operator poinformuje Klienta o przyczynie ograniczenia i sposobie przywrócenia dostępu, chyba że nie jest to dopuszczalne lub mogłoby zagrozić bezpieczeństwu.
  2. Ograniczenie dostępu nie zwalnia Klienta z obowiązku zapłaty należności wymagalnych zgodnie z umową.

§21. Reklamacje

  1. Reklamacje dotyczące świadczenia Usług można składać na adres hello@ontero.app.
  2. Reklamacja powinna zawierać dane umożliwiające identyfikację Organizacji, opis problemu i oczekiwany sposób jego rozwiązania.
  3. Operator może poprosić o uzupełnienie informacji niezbędnych do rozpatrzenia reklamacji.
  4. Reklamacje będą rozpatrywane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 14 dni kalendarzowych od otrzymania kompletnego zgłoszenia, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.
  5. Odpowiedź zostanie przekazana na adres e-mail związany ze zgłoszeniem lub Organizacją.

§22. Zmiany Regulaminu

  1. Operator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności z powodu zmian przepisów prawa, funkcjonalności Systemu, sposobu świadczenia Usług lub warunków technicznych.
  2. O istotnych zmianach Operator poinformuje Klientów w sposób umożliwiający zapoznanie się z nową treścią.
  3. Zmiany nie naruszają praw nabytych przez Klienta przed ich wejściem w życie.
  4. Aktualna wersja Regulaminu jest dostępna na stronie internetowej Ontero i w Systemie.

§23. Ochrona danych osobowych

  1. Zasady przetwarzania danych osobowych przez Operatora we własnych celach określa Polityka Prywatności.
  2. W zakresie, w jakim Operator przetwarza w imieniu Klienta dane osobowe Użytkowników, pracowników, klientów lub gości Klienta, zastosowanie mają odpowiednie postanowienia umowy powierzenia.
  3. Klient odpowiada za zgodność z prawem danych wprowadzanych do Systemu oraz wykonanie obowiązków administratora danych wobec osób, których dane dotyczą.
  4. Polityka Prywatności jest udostępniana przed rozpoczęciem korzystania z Systemu.

§24. Postanowienia końcowe

  1. Regulamin podlega prawu polskiemu, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
  2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają właściwe przepisy prawa.
  3. Jeżeli którekolwiek postanowienie okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.
  4. Spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Kontakt: hello@ontero.app

Wersja 2026-10-21 · Obowiązuje od 21.10.2026