Polityka prywatności Ontero

Obowiązuje od: 21.10.2026

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych we własnych celach w związku z korzystaniem ze strony internetowej Ontero, aplikacji Ontero oraz kontaktem z Administratorem jest:

Ask Me Aleksander Melech ul. 1 Maja 54, 96-300 Żyrardów, Polska NIP: 8381856095 REGON: 368389429

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: hello@ontero.app

2. Jakie dane możemy przetwarzać?

Zakres danych zależy od sposobu korzystania z Ontero. Możemy przetwarzać w szczególności:

Dane kontaktowe -imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz informacje podane podczas kontaktu z nami.

Dane konta i Organizacji -dane rejestracyjne, dane firmy, NIP, dane osoby zakładającej konto, identyfikatory konta, informacje o uprawnieniach oraz dane niezbędne do obsługi i zabezpieczenia konta. Hasła nie są przechowywane w postaci jawnej.

Dane techniczne -informacje związane z logowaniem, bezpieczeństwem, diagnostyką i korzystaniem z aplikacji, takie jak znaczniki czasu, informacje o przeglądarce lub urządzeniu, zdarzenia systemowe i logi techniczne, w zakresie faktycznie rejestrowanym przez System i dostawców usług.

Dane analityczne strony marketingowej -wyłącznie w przypadku korzystania ze strony marketingowej Ontero dostępnej pod adresem ontero.app i w zakresie zgodnym z ustawieniami zgody: informacje o odwiedzanych podstronach, źródłach wejścia, interakcjach ze stroną oraz informacje o przeglądarce i urządzeniu zbierane przez Google Analytics. Google Analytics nie jest wykorzystywane w aplikacji app.ontero.app.

Dane zamówień i rozliczeń -informacje o wybranym planie, okresie rozliczeniowym, cenie, zamówieniu, statusie płatności, fakturach oraz dane Organizacji i nabywcy niezbędne do realizacji płatności i wystawienia dokumentów księgowych.

Dane zgłoszeń do pomocy technicznej -treść wiadomości, dane kontaktowe, zrzuty ekranu i załączniki przekazane w zgłoszeniu.

3. Dane wprowadzane przez Klienta do Ontero

Ontero jest narzędziem przeznaczonym do obsługi działalności gospodarczej i zawodowej. Klienci mogą wprowadzać do Systemu dane własnych pracowników, współpracowników, klientów i gości.

W zależności od używanych funkcji dane te mogą obejmować:

• imię i nazwisko, adres e-mail, login, stanowisko i inne dane Użytkowników lub personelu;
• imię i nazwisko, numer telefonu oraz adres e-mail klientów obiektu;
• dane rezerwacji, wizyt, usług oraz zdarzeń związanych z obsługą klientów;
• notatki zapisane w kartotekach klientów;
• historię wizyt i usług przypisanych do danej osoby;
• dane związane z wypożyczeniami, sprzedażą, magazynem, płatnościami i historią operacji;
• inne informacje wprowadzane przez Klienta w ramach dostępnych funkcji.

Zakres danych zależy od decyzji Klienta i sposobu korzystania z Systemu. Ontero nie wymaga, aby każda kartoteka zawierała wszystkie wymienione informacje.

Co do zasady Klient korzystający z Ontero jest administratorem danych osobowych wprowadzanych przez siebie do Systemu, a Ontero przetwarza te dane w jego imieniu, zgodnie z umową i -jeżeli ma zastosowanie -umową powierzenia przetwarzania danych.

Klient odpowiada za ustalenie podstawy prawnej przetwarzania, wykonanie obowiązków informacyjnych i określenie odpowiedniego zakresu danych. Powinien wprowadzać wyłącznie informacje potrzebne do prowadzenia działalności. W szczególności nie powinien umieszczać w notatkach danych nadmiarowych ani danych szczególnych kategorii, takich jak dane dotyczące zdrowia, chyba że ich przetwarzanie jest dopuszczalne na podstawie obowiązujących przepisów.

Ontero nie wykorzystuje danych klientów Klienta, notatek ani historii wizyt i usług do własnych celów reklamowych ani do trenowania modeli sztucznej inteligencji.

4. W jakich celach przetwarzamy dane?

Dane mogą być przetwarzane w celu:

• utworzenia i obsługi konta oraz Organizacji;
• świadczenia i rozwijania funkcji Ontero;
• obsługi rezerwacji, usług, zgłoszeń i kontaktu z Klientem;
• obsługi zamówień na plany abonamentowe, realizacji płatności online, wystawiania i przekazywania faktur oraz prowadzenia dokumentacji rozliczeniowej;
• analizowania ruchu i sposobu korzystania ze strony marketingowej ontero.app, oceny jej działania i ulepszania treści oraz funkcjonalności -w zakresie zgodnym z ustawieniami zgody Użytkownika i obowiązującymi przepisami;
• zapewnienia bezpieczeństwa, zapobiegania nadużyciom i diagnozowania problemów;
• obsługi reklamacji i dochodzenia albo obrony roszczeń;
• spełnienia obowiązków wynikających z prawa;
• prowadzenia własnej komunikacji marketingowej -wyłącznie w zakresie dopuszczalnym prawem i, jeżeli jest to wymagane, po uzyskaniu zgody.

Dane wprowadzane przez Klienta do Systemu są przetwarzane w celu świadczenia na jego rzecz usług zgodnie z konfiguracją i wykorzystywanymi funkcjami.

5. Podstawy prawne przetwarzania

W zależności od celu przetwarzania podstawą prawną może być:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO -wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO -wypełnienie obowiązków prawnych;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO -prawnie uzasadniony interes Administratora, w szczególności bezpieczeństwo, obsługa zapytań i obrona przed roszczeniami;
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO -zgoda, gdy przetwarzanie jest na niej oparte.

Analityczne pliki cookies i podobne technologie na stronie marketingowej są uruchamiane dopiero po uzyskaniu zgody, jeżeli jest ona wymagana. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych na potrzeby analityki zależy również od konkretnej konfiguracji i rodzaju przetwarzania.

W przypadku danych wprowadzanych przez Klienta do Systemu podstawę prawną określa co do zasady Klient jako administrator tych danych. Ontero działa zgodnie z jego udokumentowanymi poleceniami i właściwą umową powierzenia.

6. Komunikacja marketingowa

Możemy przesyłać informacje o własnych produktach i usługach, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna i uzyskano zgodę wymaganą przez obowiązujące przepisy.

Zgoda marketingowa jest dobrowolna i odrębna od akceptacji Regulaminu. Jej brak nie uniemożliwia rejestracji ani korzystania z Ontero.

Nie sprzedajemy danych osobowych użytkowników reklamodawcom i nie wykorzystujemy danych klientów wprowadzonych do CRM przez Klientów do własnych kampanii reklamowych.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem działań podjętych przed jej wycofaniem.

7. Komu możemy przekazywać dane?

Dane mogą być udostępniane w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:

• dostawcom infrastruktury informatycznej, hostingu, baz danych i poczty elektronicznej;
• dostawcom usług bezpieczeństwa, diagnostyki i wsparcia technicznego;
• Google -w związku z korzystaniem z Google Analytics wyłącznie na stronie marketingowej ontero.app, zgodnie z konfiguracją narzędzia i ustawieniami zgody;
• Fakturowni -w zakresie niezbędnym do obsługi płatności online, realizacji zamówień i wystawiania faktur VAT w imieniu Operatora;
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne lub inne usługi niezbędne do prowadzenia działalności;
• uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.

Zakres danych przekazywanych poszczególnym podmiotom zależy od informacji potrzebnych do realizacji określonej usługi. Dostawcy mogą działać w różnych rolach prawnych, zależnie od rodzaju wykonywanej czynności.

Dane nie są sprzedawane innym podmiotom.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług dostawców technologicznych niektóre dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli takie przekazanie ma miejsce, odbywa się na zasadach przewidzianych przez RODO, z zastosowaniem odpowiedniego mechanizmu prawnego, np. decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych, zależnie od konkretnego przypadku.

9. Jak długo przechowujemy dane?

Okres przechowywania zależy od celu przetwarzania i rodzaju danych.

• Dane konta i Organizacji -przez okres korzystania z Usług, a następnie co do zasady do 2 lat, o ile nie zostaną wcześniej usunięte i nie zachodzi potrzeba dalszego przechowywania.
• Dane zamówień, płatności i dokumentacja księgowa -przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do obsługi roszczeń.
• Zgłoszenia do pomocy technicznej -do 2 lat od zamknięcia zgłoszenia, chyba że dłuższy okres jest niezbędny ze względów prawnych, bezpieczeństwa lub dochodzenia roszczeń.
• Logi techniczne i bezpieczeństwa -przez okres wynikający z potrzeb bezpieczeństwa i diagnostyki oraz zasad przechowywania stosowanych przez dostawców usług.
• Dane analityczne strony marketingowej -przez okres zależny od konfiguracji Google Analytics i ustawień retencji.
• Dane marketingowe -do wycofania zgody lub ustania celu przetwarzania, z uwzględnieniem konieczności wykazania udzielonej zgody i obsługi sprzeciwu lub wycofania.

W odniesieniu do danych wprowadzanych przez Klienta do Systemu Klient określa cel i okres ich przechowywania jako administrator. Po zakończeniu świadczenia Usług zastosowanie mają również postanowienia umowy powierzenia.

10. Kopie zapasowe

W celu zapewnienia ciągłości działania i możliwości odtworzenia danych mogą być tworzone kopie zapasowe.

Usunięcie danych z aktywnego Systemu nie musi oznaczać ich natychmiastowego usunięcia ze wszystkich kopii zapasowych. Kopie są przechowywane zgodnie z przyjętymi cyklami i zasadami bezpieczeństwa, a dostęp do nich jest ograniczony.

11. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych oraz ryzyka, w tym mechanizmy kontroli dostępu, zabezpieczenia transmisji, ochronę kont i działania związane z monitorowaniem bezpieczeństwa.

Żaden sposób transmisji lub przechowywania danych nie zapewnia absolutnego bezpieczeństwa. Klient powinien również chronić swoje urządzenia, konta i dane logowania oraz nadawać dostęp wyłącznie osobom uprawnionym.

12. Twoje prawa

W zakresie, w jakim jesteśmy administratorem danych, osobie, której dane dotyczą, mogą przysługiwać prawa określone w RODO, w szczególności prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu oraz wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Zakres praw zależy od podstawy prawnej i okoliczności konkretnej sprawy.

Jeżeli dane zostały wprowadzone do Ontero przez firmę korzystającą z Systemu i są przez nią administrowane, wniosek dotyczący tych danych należy co do zasady skierować do tej firmy. Ontero może pomóc Klientowi w realizacji obowiązków administratora w zakresie przewidzianym w umowie i możliwościach Systemu.

W sprawach dotyczących danych, za które odpowiadamy jako Administrator, można skontaktować się z nami pod adresem hello@ontero.app.

13. Skarga do organu nadzorczego

Jeżeli osoba uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami, może złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego, w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

14. Cookies i podobne technologie

Aplikacja Ontero dostępna pod adresem app.ontero.app wykorzystuje techniczne pliki cookies i podobne technologie niezbędne do prawidłowego działania, w tym do logowania, utrzymania sesji i bezpieczeństwa. Google Analytics nie jest wykorzystywane w tej aplikacji.

Na stronie marketingowej ontero.app może być wykorzystywane Google Analytics do celów analitycznych. Analityczne pliki cookies i podobne technologie są uruchamiane zgodnie z ustawieniami zgody Użytkownika i obowiązującymi przepisami.

Szczegółowe informacje znajdują się w Polityce Cookies.

15. Automatyczne podejmowanie decyzji

Ontero nie stosuje obecnie wobec użytkowników zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywoływałoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływało.

16. Dane osób małoletnich

Ontero jest przeznaczone do korzystania w związku z działalnością gospodarczą lub zawodową i nie jest kierowane bezpośrednio do dzieci.

Jeżeli Klient w ramach swojej działalności wprowadza dane osób małoletnich, odpowiada za zgodność takiego przetwarzania z obowiązującymi przepisami, w tym za właściwą podstawę prawną i realizację obowiązków informacyjnych.

17. Zmiany Polityki Prywatności

Polityka może być aktualizowana w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, funkcjonalności Ontero, sposobu przetwarzania danych lub wykorzystywanych usług.

Aktualna wersja Polityki jest dostępna na stronie Ontero. O istotnych zmianach możemy informować w odpowiedni sposób.

18. Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z Administratorem:

Ask Me Aleksander Melech ul. 1 Maja 54, 96-300 Żyrardów, Polska NIP: 8381856095 REGON: 368389429 E-mail: hello@ontero.app